小编： 从Excel、看板、甘特图到在线协作工具，背后不断升级的更是项目管理思维。从启动、规划、监控、执行、到收尾，项目管理的全流程都需要新思路和新工具来助力。 本文为《
从Excel、看板、甘特图到在线协作工具，背后不断升级的更是项目管理思维。从启动、规划、监控、执行、到收尾，项目管理的全流程都需要新思路和新工具来助力。
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前言
1 从古到今，项目没变，变的是思维和工具
古代修长城是项目，今天开发软件也是项目，背后做的事没变，变的是我们的思维和使用的工具。
古代用人拉肩扛的方式做，而从 90 年代开始用 Excel 等工具做项目管理。到云时代，又涌现出来数字化项目管理协作的工具。
2 项目管理面临的问题
一个项目的管理和一场战役没有什么区别。
过去的战争依靠随机应变，是因为通信手段和协作工具都不发达，数据没有上云。如果一场战役如果具备了好的通信手段沟通，好的工具协同，且命令的变更可以实时被不同的将领所掌握，那么一场战役可能会打得更精彩。
所以不管是战役还是项目，有很多是可以提前设计和规划好的；好的规划是成功的一半，而没有规划、没有协作则是项目失败的主要原因。
1.协同和沟通不到位
项目管理遇到的最大问题是利益相关者之间的协同和沟通不到位。
今天这个问题已经通过互联网得到了较好的解决，包括远程的、异地的，不同上下游的供应链之间的协同和沟通。
2.缺乏规划或规划不清
第二个问题是缺乏规划，即不了解用什么思路、工具、方式规划。或者当规划有了调整后，每个项目参与人不能得到最新的信息，影响项目成功。
3 如何解决项目管理问题？
1.Excel解决“无规划”的问题
之前做得较好的项目管理方式，是充分发挥 Excel 的各类功能做任务列表、
任务进度表、任务甘特图、工作量评估表等。
Excel 实现了从没有规划到有规划的过渡，但是用 Excel 做项目管理，有很多问题。
（1）不能协同
Excel 是单机版本，本身不是为了广泛的协同而设计。协同的主要工具是微信群+Excel，即在微信群不停发更新版本的 Excel 项目管理文档。如果没能下载最新版本或者中间有版本的混乱，项目进度和沟通会受到很大影响。
（2）费时费力、复杂麻烦
用 Excel 做项目管理的整个过程非常麻烦，即使 Excel 高手也要费时费力地添加大量冗余字段、用复杂公式，甚至用 VBA 或更高级的编程语言实现 Excel 的项目协同。
2.新工具解决 Excel 问题
2010 年左右，一家叫做 Trello 的美国创业公司，把丰田车间中叫做“看板”的项目管理模式，做成了互联网上可以实时协作的产品。
看板这个产品有划时代的先进性，能将一个任务从 to do 变成 done，另外一台电脑上立刻能看见，所有人都能实时知道任务的优先级。
后来又有了任务面板、敏捷项目管理等工具，这些都是在云时代、互联网时代、移动互联网时代和大数据时代，更多采用的一种新型项目管理方式。
现在，在时代转型大背景下，项目管理者要将新型的项目管理方式应用到项目管理的全流程中。
要求在项目开始时，就要有组织、有预谋、有方向、有质量地规划项目进展；在项目进程中，需要有清晰的应对项目变更的机制以及项目数据留痕机制，以便于及时调整项目策略，和后期项目收尾复盘工作。
在项目收尾时，要对整体的项目完成情况复盘，并将项目成果数据化、可视化呈现出来。
软件开发、装修工程、建桥或打战役都是一个个项目，项目全流程通常都分为这五个阶段——启动、规划、执行、监控、收尾。
· 启动：确立项目的合法地位和总体要求（目标），宣布项目正式立项；
· 规划：编制项目计划，把项目目标具体化，制订达到目标的路线图；
· 执行：按计划开展项目活动，把纸面上的成果变成实实在在的成果；
· 监控：把实际情况与计划要求进行比较，发现偏差，分析偏差，并在必要时进行变更（包括调整计划或对执行纠偏）；
· 收尾：按序开展收尾工作，项目正式完成。
这五大过程组之间彼此独立，界限清晰。在云时代下，新项目管理工具和思维方式，可以在规划、执行和监控三个阶段起到关键性作用。
从项目全流程的角度看，用什么样的新工具、新思维能把项目做得靠谱？
一、项目启动
启动一个项目的主要目的是获得公司或上层对项目的授权，项目启动期是项目团队与项目利益相关者共同参与的过程。
在项目启动阶段，主要靠项目团队成员间的沟通达成思想统一。一个获得高效成功的项目背后一定有靠谱的团队、工具和思维在支撑。
1.1 新时代需要好的项目思维
要警惕“先干起来”的诱惑。
在改革开放初期，可以凭匹夫之勇能把业务干起来，因为那时拼的是胆大。而 2022 年一批企业爆雷的主要原因则是杠杆率太高，2022 这一年就是从匹夫之勇时代过渡到有组织有预谋时代的转折点，企业和个人都要面对一个所有人都看得见机会的存量市场。
在大家都能看见机会的情况下，能否抓住机会，不取决于谁先看到，而取决于谁能真正抓住机会。
1.2 项目启动需要靠谱的团队、高效的工具
项目启动要确定参与项目人员范围，以及项目的负责人与管理层。让项目团队的每个人明确自己的职责范围，并保持信息、进度的互通、目标的一致，这就是一个靠谱的团队的雏形。
选好的工具不一定能保证项目的成功，但是好的项目背后一定有好的工具。甘特图是在项目管理中常用的工具。
以往用 Excel 就可以做甘特图来管理项目，但是很难做到多人协同，并且面对项目过程中的变更，Excel 很难做到即时同步。
现在我们已经可以把数据放到云上，在管理项目时，可以用伙伴云甘特图这样的在线协同工具来完成项目的整体规划和管理，与“靠谱的团队”协同作战。
1.3 项目启动要做什么?
实践中，为了完美地启动项目，建议用结构化方法实施项目启动。
1.3.1 制定项目的目标
项目的目标制定要符合 SMART 原则，即：要清楚工作的量有多少、怎么测量、如何实现、何时完成。
1.3.2 整合团队
项目管理中，人是宝贵的资源，也是最难以把握的资源。项目经理如何整合团队以取得高绩效是一个挑战。
1.3.3 发布项目章程
发布项目章程的编制，一个目的是要表明项目及其团队已经得到了管理层的支持；另一个目的是向项目团队中的每个人告知项目的存在，明确他们对项目的职责和权利。
1.3.4 项目启动会
名正言顺地正式启动项目极为关键，将项目的相关人员召集到一起举行一次启动会议是非常有必要的，项目启动仪式要尽可能正式化。
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二、项目规划
著名的布里斯定理说，“用较多时间为一项工作做计划，做这项工作总用时会减少。”
虽然以前的互联网有个“快速迭代，小步快跑”的方法论，即早期的软件开发项目不用做规划，有一个不够明确的需求后就可以快速迭代。这在过去机会充沛时是靠谱的。
但现在进入机会越来越少的存量市场后，就需要有效地项目规划。
2.1 项目规划第一步：多维度拆解任务
就像一辆车的背后是千万个不同零件，每个零件都符合标准才能组装成一辆车，多维度拆任务可以提前预知难点，保证项目的各个执行阶段符合标准不卡顿。
2.1.1 任务拆解的要求
任务拆解要足够清晰、细致、符合 SMART 目标原则。
以软件开发为例，拆解任务是要把隐性的工作显性化、显性的工作结构化、结构的工作标准化。虽然前期花了更多时间，但在实际开发时是有条不紊的。
2.1.2 多维度拆解任务（以自行车为例）
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按组成拆：一辆自行车可分为轮子、加速器、变速器、车架及拆自行车这个项目的项目管理。
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按功能拆：一辆自行车有电气系统的太阳能充电、照明、解锁，有机械系统的轮子、车架、加速器，以及控制系统和整个功能拆解项目的管理。
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按生命周期拆：做一个自行车有需求收集、系统设计、系统集成等流程，且每一个流程下仍有可拆解的详细步骤。
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按地域或部门拆：真正做这辆自行车时，可能由不同部门、地域的同事去做，所以要考虑在上海、北京、西安等地的不同项目组如何去并行地完成任务。
回看排列任务的过程，有大量因素需要考虑。
包括地域和团队的分工，自行车整体的生命周期/项目流程，代表专业度的功能（懂电气的人，他可能不太懂机械，懂机械的人又不太懂这个控制系统），专家及团队的构成，和整个自行车项目本身的架构设计。
2.2 项目规划第二步：排计划
在实际的项目管理中，如果前面计划排得好，后面的项目如期率、质量都能得到保障。
如果计划排布不清晰或倒排，走一步看一步，或简单快速迭代，用身体上的勤奋掩盖战略上的懒惰，往往每个项目的延期率都很高。这个结论无论在国内大型互联网公司，还是在华为等先进公司里，都得到过印证。
2.2.1 如何排计划？
A. 规划关键路径
首先要规划进度的网络图，确定里面的关键路径。关键路径决定了在项目排期和布局时，需要哪些部门沟通和协调，每个参与者都要从其专业角度指导拆解项目任务的合理方式。
从开始到 A 到 C 到 F 到 G ，从 A 到 D 到 F 到 G ，从 B 到 D 到 F 到 G ，从 E 到 F 到 G 总共有四条关键路径
B.把关键路径的各项任务排进伙伴云甘特图
任务在排到伙伴云甘特图后，可建立依赖关系，且一个任务改变其他项目参与者都能收到及时的通知，可以大大提高项目协作效率。
这就是项目协作里最重要的“有图有真相”的过程。
当我们把不同的任务排到甘特图里时，要检查甘特图中的任务是否符合之前关键路径的拆解，以及是否符合不同维度对该项目的拆解。
C.如何通过甘特图优化流程？
优化流程是为了提升效率。如果一项工作起步很早，过程不长，但完成后团队一直等着。就可以将它的完成任务时间往后放，这样团队就不用一直等待，从而提高效率。
2.2.2 用伙伴云排计划 2 倍提升效率
使用伙伴云这样的项目管理工具，5 秒就能完成创建，并用拖拉拽的方式实时更新任务，一步就能完成项目创建和任务更新。
A. 无需分类，先排时间
Excel 在实现项目分组、任务间依赖关系，以及关键路径的规划很麻烦，更不支持多人协作。而在伙伴云直接先把所有任务大致所需时间排出来即可。
操作的每个变化，其他的同事、项目成员都能在电脑上实时看到；而且任务安排是否冲突，时间分配是否合理，都能在界面上完整呈现。看到页面，犹如看到项目中不同团队通过辛勤工作达成一个又一个里程碑。
B. 支持设置任务里程碑
在页面上可通过红色的旗帜标记项目关键里程碑和关键路径，通过关键节点了解是否延期。
C. 建立任务依赖，变动可关联拖拽
如果 A 、B 两个项目间有关联性的依赖，如 A 延期会导致 B 延期。以前 Excel 或用其他甘特图工具时，先调整 A 再移动 B 的方式极易出错。
而在伙伴云，一旦建好关键路径，如果一个任务延期，后面所有与他关联的任务会一起变，任务排布状态实时更新。
这个功能在复杂的任务场景下非常得力。
例如一个主任务常常下关联大量的子任务，如果任务有变更，用 Excel 一个个调很麻烦，而现代化的云工具则可以把整个项目排期变得井井有条。
2.2.3 用伙伴云排计划的更多可能性
任务是有通用性的，因为任务背后是一条条的任务数据。在伙伴云，任务数据还能用其他的视图承载，如看板视图、日历视图、卡片视图等。
通过伙伴云查看这些不同的视图，不但可以了解任务和项目是否在如期推进，还可以迅速地针对过程中出现的问题纠正。
A.看板视图：了解任务、人员状态，以分配任务
B. 日历视图：查看项目进度，管理项目时间
卡片视图：以图片为主预览数据信息
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三、项目执行
新时代下，项目管理者要积极寻取新的工具赋能整个项目管理，但任何一个工具都不能代替管理思维上的变化。
3.1 企业的转变
企业管理思维与工具的转变历程：“牛人-职能化-规范化-项目化组织”
A.企业诞生。最开始企业诞生因为有一个牛人，但牛人不能复制；
B.智能化。后来企业有了各个部门，变得职能化。慢慢地部门间会形成一堵“部门墙”，沟通协作非常不顺；
C.规范化。接下来是规范化。企业建立了制度，使业务能初步跨部门流转，但是企业中仍有大量事情需要老板、牛人来牵头，并组织实施；
D.项目化。再进一步是把所有流程串起来后，进入项目化组织。项目化组织不但打通了纵向的职能性部门，而且用项目牵头横向打通组织，由此变成一横一纵的组织形态；
由此，项目化的企业管理思维实现了端到端的价值突破，突破所谓的“部门墙”。
3.2 不同团队对应不同执行方式
项目团队的组织方式有很多种，但基本上可以归为外科手术式、交响乐队式、爵士乐队式和足球队式四种，不同的团队对应不同的执行方式。
A.外科手术式的项目团队
这类团队靠的是单兵强、及时吼的方式，大部分时候靠文档和群，但整个团队的产能很有限。同时，团队核心负责人需要事必躬亲、较为劳累，也不利于人才培养和团队成员的迅速成长。
B.交响乐式的项目团队
在控制好节奏或共识好乐谱后，只需要一个指挥就能让整个乐队演奏起来。项目经理要做的事情主要是指导和鼓励团队成员。项目经理自己较为轻松，项目团队成员可以得到历练、迅速成长。
C.爵士乐队的即兴式团队
即兴式团队靠人和人之间默契配合来实现项目管理，项目经理一般不能够完全“脱产”，他要带领大家进行演奏，一马当先。
D.足球队式的项目团队
足球队的类似团队会有目标明确的分工，每个人做具体的事。并且任何一个情况变化后，大家随时随地能够清晰地知道。
任何一个团队都是不断进化的。当一个新的小项目团队刚组建时，一般可以先采取外科手术式组织形式，主要任务由项目经理本人亲自操刀，当团队成员比较熟悉项目时，就可以转变为爵士乐队式团队。
当一个爵士乐队式团队规模不断扩大，到了一定程度时就应该及时转变为交响乐队式团队，这时，项目经理就必须从“不脱产”带领大家做事的爵士乐队协调人，转变为“脱产”的交响乐队指挥，不能再陷入某项具体事务中去。
3.3 项目执行需要高效的团队和工具
不同的项目团队可能同时存在于同一个公司，一个好的项目管理工具要能支撑不同组织、不同组成形式的项目团队目标有效达成。
不同的项目团队中，伙伴云都提供不同的工具集去实现整体项目的有效交付。点击下图可体验伙伴云提供的工具集：
如使用日历视图能较好地组织交响乐式的项目团队，只需要把共识好乐谱（什么时间要做什么），就可以让项目运转起来；
爵士乐队式团队中成员可以使用看板视图，拖拽相应任务即可修改任务状态，所有人都可以知道项目经理想做的事并配合他；
甘特图就适用于足球队式项目团队，成员在分工相对明确的前提下，项目团队成员通过积极主动地灵活跑动去配合其他成员的工作。
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四、项目监控
尽管制定了尽可能周密的项目计划，仍需要对项目的执行情况进行严密地监控，使项目达到预期的进度、成本、质量等目标。
4.1 如何监控数据
监控数据可以分为采数据、分析数据、发现问题三个阶段。在伙伴云中，可以采集完整的项目数据，采集后通过仪表盘图表的形式分析，便于复盘时有效地找出项目发展过程中的问题。
4.1.1 采数据
首先要明确要采什么数据，要采的数据即监控对象。
监控数据的主要对象是人和项目，即谁在什么时间和地点，如何做了什么的数据化呈现。
比如对研发团队来说，质量是除里程碑以外非常重要的部分。质量代表 bug 数，需要监控 reopen 率、衰退率、上线后 bug 逃逸率、线上 bug 数量等。数据在不同的阶段描述出项目管理全过程的质量。
4.1.2 分析数据
A. 研发项目 bug 数分析
正常型状态是开始缓慢爬坡，后期平稳下降。若 bug 数呈正常型，则说明研发项目可控，有效且靠谱。
偏峰型是直方图的顶峰偏向一侧，计数值或计量值仅对一侧加以控制或对一侧控制严而对另一侧控制松时，经常出现这种图形。
双峰型的 bug 数表明研发的过程中有问题。前期就出现峰值，说明前期包括测试和开发时都没想到这个问题。
平峰型在整个分布范围内，数据的大小差距不大，形成平峰型直方图。这往往是由项目过程中某些缓慢变化的因素造成的。
孤岛型是指前面测试没有 bug 后，快上线时又出现几个。此时要看测试用例是否不对，或没有测到修改 bug 后衰退或 reopen 情况，造成临上线时仍在抱佛脚。
锯齿型往往是由于分组不当所致，如数据少、分组多时就可能出现这种类型。
B. 其他项目数值分析
理解数据之间的关系对于理解整体数据来说至关重要。
在项目过程中也会有其他数值，如金额和时间的数值。如果项目交付周期很长，但金额不高，在复盘时发现这个问题后，就可以选择不做这类项目，不如做项目金额高些，但项目周期短的。
用伙伴云可以搭建出散点图。散点图又称相关图，散点图可识别出两个变量之间可能存在的关系。
4.1.3 发现问题
发现问题的过程就是通过数据分析复盘出现异常状况的原因，得出能从中能学到什么的过程。
复盘任何项目时，都不是单纯地监控、复盘成员的工作完成度和能力，而是用数据说话，分析过程中行得通或行不通的推进方式。
把焦点从某个人转向对事件的关注，以共同目标为驱动，一起实现飞跃和成长。
4.2 勤监控保证持续好结果
除了项目过程中的数据监控，还需有整体监控思维和项目管理思维的升级。整体的项目监控思维的提升与项目团队的成长有关，要通过持续不断地监控、留底优化项目，以获得良好的成果。
4.2.1 项目团队成长的 4 层阶段
第一层：以前认为没有好结果可能是运气的原因，实际是因为没有好过程。
第二层：虽然偶尔没有好过程也有好结果，但就像瞎猫也能撞到死耗子。所以在第二层，项目交付仍是不稳定、不确切和不明晰的。
第三层：在项目管理过程中，可用伙伴云各类工具好好管理项目数据，逐渐锻炼团队进入持续有好过程的状态。
第四层：虽然持续有好过程不代表每次有好结果，但在不断进行 PDCA 循环复盘时，会逐渐过渡到第四层——既有好过程，且持续产生好结果。
任何一个项目团队都会经历此成长路径，并最终以第四层作为极其明确的目标。团队的发展过程中，“勤监控”是助力团队升级的重要手段。
4.2.2 如何用伙伴云监控项目变化?
在伙伴云，监控项目可以用到“动态管理”和“数据仓库”功能。
A.项目动态留痕
伙伴云的“动态”管理功能，可以让每次的操作都自动带上时间的烙印。
即便在操作过程中出现了问题，回溯查看就能知道何时何人对哪些数据做了什么操作，让你的数据更安全。
在项目过程中，伙伴云能把所有任务项目及时间管理发生的一切变化记录下来。
谁改了什么、项目任务什么时候延期、延期到什么时候、谁改的等等信息，都可以在伙伴云内留痕，使得整个项目复盘时有理有据可查。
如果误改了数据信息，也不必惊慌失措，伙伴云动态管理功能还支持恢复历史数据操作。
B.数据仓库
通过伙伴云中的数据仓库，能把不同项目按照不同维度，如时间、质量、人员、成本、速度等，个性化地定制自己项目管理的仪表盘。
仪表盘中的数据是与表格中的数据即时同步的，速度已提升至秒级。表格数据变动，仪表盘即时呈现，让企业管理者随时掌握最新动态。
4.3 管理项目变更
变更是每个项目都会遇到的问题，而任何变更都会在某种程度上伤害项目。一个项目任务延期、改变或提前，有依赖性的相关任务会一起变。所以管理项目变更需要在描述了项目变更后，重新组织项目以应对项目变更。
4.3.1 如何管理变更?
一些成熟的项目管理团队里有 CCB（change control board ）。
CCB 是否经过审批，过程中客户侧和我方是否有完整的书面留档，都需要管理，使变更得到控制。
应对项目变更时，要特别关注：如何管理变更？变更有哪些方式，连锁变更导致什么变化？变更效果是否达到管理的标准？
4.3.2 在伙伴云如何应对变更——BPM 流程
针对项目变更问题，伙伴云提供完整的 BPM（业务流程管理）功能。当变更发起时，可以在 BPM 中用拖拽的方式管理变更，建立有效的审批流程。
任何变更进入 BPM 流程，都可以根据项目管理的要求，使变更符合审批流程。如 CCB 决定确认变更、调整项目计划时，就可以通过 BPM 系统让过程完全合规化，符合有“好过程”的阶段，给我们及时纠偏的机会。
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五、项目收尾
开头简单、结局不易，项目亦如此。在快速变化的商业环境下，项目收尾的好坏，不仅影响组织利润，也影响人们对项目的评价，甚至会成为获取新商业机会的关键。
5.1 用数据讲好故事，摆成果做高质量汇报
项目收尾时，伙伴云支持提取整个项目的数据进行统一分析，并且保存成分析模板以用于完整项目复盘。
同时如果进行多个项目，还可以复用模板，还能在不同研发项目中进行横向对比、交叉分析用以有效汇报。
在汇报时，不仅要讲过程中做的努力，还要讲业务的具体交付成果，包括过程和结果上的成果。
不管是面对客户、甲乙方还是内部团队，讲一个好故事非常重要。通过讲一个好故事可以使努力获得认可，同时展现实现的成果。
5.2 新时代人才要用武装到牙齿的新工具
今天的项目经理需要科技，需要武装到牙齿的新工具的支撑，赢得激烈的竞争。
以前没有规划的 Excel 拉肩扛式的项目管理，是上一代 70、80 后的专利，不是 90 后新管理者弯道超车路径。
伙伴云不仅是一个武装到牙齿的工具，还支持从数据输入、协作、流转、分析到输出全过程实现完全低代码化的应用搭建和引擎配置。
我们提供数百个不同的模板，比如产品研发管理、bug 跟踪、招聘面试日历、设计项目管理、市场部活动计划看板等。这些模板背后包含了大量项目管理的实践经验。
关于伙伴云：
伙伴云是新一代管理者的零代码数据协作平台。从简单易上手的「云表格Pro」和「项目协作」工具，到强大又灵活的「零代码应用搭建平台」，伙伴云将轻量级工具与定制化系统合二为一，满足不同行业和场景的数字化需求。凭借Discuz!原班人马的极客基因，以及强大的aPaaS底层操作系统，伙伴云已成为元气森林、泡泡玛特、蔚来汽车、贝壳、良品铺子等新势力企业的选择，每天超过240万企业员工在线使用。
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